Todas as empresas públicas e privadas precisam fornecer informações sobre seus funcionários por meio da declaração da Relação Anual de Informações Sociais (Rais) até 5 de abril. Mesmo os empregadores que já transmitem as informações pelo eSocial devem encaminhar a Rais referente ao ano de 2018.
Os dados servem para que o governo federal formule estatísticas e estabeleça estratégias de políticas públicas e de emprego. A declaração deve ser feita por todas as pessoas jurídicas que estavam com CNPJ ativo na Receita Federal no ano passado, com ou sem empregados.
Devem cumprir essa exigência empregadores urbanos e rurais; filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior; autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano passado; conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais; condomínios e sociedades civis; cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas; e órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal. Os microempreendedores individuais (MEI) só devem enviar as informações se tiverem empregados.
O empregador precisa preencher a Rais negativa caso não tenha realizado contratações entre 1º de janeiro e 31 de dezembro do ano passado. É obrigatória a utilização de certificado digital para a transmissão da declaração por todos os estabelecimentos que tenham a partir de 11 vínculos. O certificado é dispensável para a transmissão da Rais negativa e para os estabelecimentos que tenham menos de 11 empregados.
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